Близится к концу (во всяком случае, очень хочется в это верить!) уникальный период в истории функционирования ЦГА НТД. Впервые мы оказались в результате объявленного в республике чрезвычайного положения в связи с пандемией коронавируса в необычной ситуации, когда были лишены привычных условий работы и перешли в режим самоизоляции. И сегодня уже можно осмыслить пройденный этап и подвести некоторые предварительные итоги нашей работы.
Прежде всего, крайне важно было сохранить рабочий ритм, определить те виды работы, которые были бы уместны и эффективны в создавшихся условиях. И, как нам думается, в целом это удалось.
Основной акцент при этом был сделан на активизации работы в плане решения вопросов методической направленности, оказания консультативных услуг источникам комплектования архива, подготовки публикаций по различной тематике. Все это стало возможным при наличии у сотрудников гаджетов, а также ноутбуков и персональных компьютеров в домашних условиях.
При этом широко и весьма продуктивно стали использоваться возможности веб-сайта архива, который стал основным информационным ресурсом в этот период. Его функционирование не было остановлено ни на один день.
Именно в это время было принято решение о создании на сайте новой рубрики «Электронные материалы ЦГА НТД». В нее мы поместили все имеющиеся в электронном формате документальные сборники, подготовленные коллективом ЦГА НТД в последние годы, или же ссылки на информационные ресурсы, где можно с ними ознакомиться. Здесь же мы стали размещать обзоры изданий архива, а также методические рекомендации по отдельным конкретным вопросам ведения архивного дела и организации делопроизводства.
На период карантина выпало одно из самых знаменательных событий 2020 года – 75-летие Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. И если ранее в обычных условиях мы накануне подобных праздников проводили мероприятия в традиционном формате (круглые столы, встречи с ветеранами войны и участниками трудового фронта, организация документальных выставок с широким привлечением общественности и молодежи), то в этот раз мы были лишены такой возможности.
Пришлось сменить акценты. На веб-сайте архива мы разместили обновленную виртуальную выставку «Бессмертный полк ЦГА НТД», пополнив ее новыми материалами. Сотрудники архива предоставили из своих семейных архивов фронтовые письма, фотографии, награды и другие ценные документальные свидетельства участия своих родных в Великой Отечественной войне. Был подготовлен видеофильм с таким же названием, в котором сами архивисты рассказали о героическом пути своих отцов и дедов. Кроме того, на основе архивных документов фондов личного происхождения были сделаны три видеосюжета об участниках войны Ш. Мажитове, Х. Мамановой, А. Иванове (супруге Э.Э. Рубилиной). Также был подготовлен видеосюжет-интервью с ветераном ВОВ, полковником контрразведки, личным адьютантом Бауржана Момышулы Иваном Акимовичем Абдуловым. Все эти видеоматериалы размещены в соцсетях и на сайте архива.
Существенно пополнилась новыми публикациями рубрика «Устная история». Сотрудники архива подготовили и опубликовали в ней 15 статей. Семь из них посвящены событиям Великой Отечественной войны, две – по документам архивных фондов ЦГА НТД, остальные – мемуарного характера. Такое солидное пополнение данной рубрики стало возможным именно благодаря самоизоляции, когда архивисты, лишившись возможности заняться работой по организации обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, наконец-то смогли обратиться вне зависимости от своей специализации и должностных обязанностей к извлечению из своей памяти значимых событий, представляющих интерес не только для узкого круга родных и близких.
Практически идеальными были условия для подготовки к печати окончательного варианта сборника документов «Халида Есенгуловна Маманова», издание которого запланировано на текущий год. Это сборник о первой женщине казашке-профессоре, докторе медицинских наук, участнице Великой Отечественной войны, которой довелось воевать в штрафбате и дойти до самого Берлина. Проведена читка первой и второй верстки указанного сборника, а также подготовлен именной указатель.
В подобных, вполне комфортных условиях была проведена экспертиза двух документальных сборников государственных архивов Западно-Казахстанской области. К ним были составлены заключения.
Не останавливалась в это время работа по заполнению электронного каталога научно-технической документации на нашем сайте ntd.kz, в который внесено более 800 записей (карточек). И здесь главным было своевременно, до введения жесткого карантина запастись необходимым количеством карточек и иметь под рукой компьютер. И то, и другое нашим сотрудникам сделать удалось.
Не было никаких противопоказаний и препятствий для проведения производственной учебы для молодых архивистов. Наиболее опытные сотрудники архива организовали видеообучение по наиболее актуальным вопросам работы с научно-технической документацией, а также по методике подготовки статей для публикации. Снятые видеоролики также размещены на сайте архива и в соцсетях.
В удаленном режиме была продолжена работа по оказанию консультационных услуг и повышению квалификации работников ведомственных архивов. Проведено несколько вебинаров с организациями-источниками комплектования ЦГА НТД по вопросам обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве, подготовки архивных справок, разработки и усовершенствования номенклатур дел, правил документирования, подведения итогов научно-технических обработок. В ходе их проведения были также проанализированы отдельные материалы, представленные на рассмотрение ЭПМК архива.
Осуществлялась подготовка отраслевых методических разработок по работе с документами научно-технического характера.
Помимо этого сотрудники архива приняли участие в вебинаре по теме «Великая Отечественная война: история и источники», который был организован Государственным архивом г. Нур-Султан совместно с историческим факультетом Евразийского Национального университета им. Л.Н. Гумилева.
Проведение еженедельных внутренних видеосовещаний по скайпу, а также ежедневный оперативный обмен информацией в чате позволили своевременно корректировать работу сотрудников в удаленном режиме.
Руководство архива приняло участие в видеоконференциях, которые были организованы департаментом архивного дела и документации министерства. В обязательном порядке выполнялись все полученные задания.
Как показала практика, и в этих непростых условиях коллективу ЦГА НТД удалось организовать работу своих сотрудников и максимально эффективно использовать имеющиеся возможности и ресурсы для поддержания рабочего ритма и выполнения плановых показателей.