Нормативтік-әдістемелік база


Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от «19» сентября 2018 года
№ 575


Правила
приема, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года
«О Национальном архивном фонде и архивах»и Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электроннойцифровой подписи».
2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).
3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:
1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);
2) архивная копия – копия,дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 284 настоящих Правил;
3) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;
4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;
5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;
6) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;
7) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
8) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
9) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;
10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;
11) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;
12) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;
13) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);
14) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;
15)научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;
16)система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании архивных документов;
17) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;
18) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;
19) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;
20) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;
21) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;
22) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
23) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
24) дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы), оформленный(е) в отдельную обложку, папку;
25) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;
26) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;
27) опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;
28) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;
29) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
30) электронная регистрационная контрольная карточка (далее – ЭРКК) – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты.
4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются:
1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;
2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;
3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.
5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.
6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведениеархива.

Глава 2. Порядок приема дел, документов

Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение

7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.
8.Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.
Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).
9. При приеме на хранение управленческой документации на бумажном носителе работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составув соответствии с описью дел структурного подразделения;
2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;
4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);
5) наличие листа-заверителя дела;
6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел, документов структурного подразделения;
7) физическое состояние документов.
10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов;
2) физическоесостояние документов;
3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.
В состав текстовой сопроводительной документации входят:
1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;
2) для фотодокументов – аннотации;
3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.
11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
2) наличие установленных подписей и дат;
3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
4) физическоесостояние документов.
12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.
13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.
14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
15. При приеме электронных документов работник архива организации посредством информационной системы архива организации проверяет:
1) наличие и целостность электронных документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составув соответствии с описью дел, документов структурного подразделения;
2) наличие и целостность электронных документов временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) физическое состояние носителей, предназначенных для передачи в архив организации;
4) целостность электронных документов и подлинность электронной цифровой подписи;
5) правильность заполнения и полноту сведений регистрационной контрольной карточки к электронному документу.
16. При приеме электронных документов в информационной системе архива организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органомв сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган).
Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности
документов и оформления ее результатов

17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
18. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;
2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;
3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы(далее – МИО) и государственных архивов.
19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения документов относятся:
1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;
2) время и место образования документа.
К критериям содержания документов относятся:
1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах;
3) подлинность, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
1) подлинность документа;
2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица и иных реквизитов, являющихся обязательными согласно законодательству Республики Казахстан);
3) форма фиксирования и передачи содержания информации;
4) особенности материального носителя документа;
5) особенности физического состояния документа.
20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии:
1) художественные достоинства аудиовизуальных документов;
2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов;
3) выразительность и оригинальностьаудиовизуальных документов;
4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов.
21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующиеспецифические критерии:
1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, конструкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом;
2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).
22. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно применяются следующиеспецифические критерии:
1) сохранность метаданных;
2) аутентичность электронных документов;
3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.
23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).
Вгосударственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).
24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.
25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляетсяпод методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.
26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.
Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО.
27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
1) анализ состава документов организации;
2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан);
3) наличие подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены;
4) уточнение характера повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.
Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.
28. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.
29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументыпрослушиваются).
30. В ходе проведения экспертизы проверяют:
1) обоснованность включения в данное дело документов;
2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);
3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;
4) правильность нумерации листов дела;
5) физико-химическое и техническое состояние документа.
При просмотре (прослушивании) из дел изымаются вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.
Выявленные недостатки устраняются работником архива организации. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.
31. Электронные копии документов, не подписанные электронной цифровой подписью, формируются в отдельную опись. В случае положительного результата их сверки с бумажным документом, работник архива организации удостоверяет электронную копию архивного документа собственной электронной цифровой подписью.
При отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки составляется акт об уничтожении электронной(ых) копии(й) документа(ов), утверждаемый руководителем организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
32. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел, документов структурных подразделений составляются:
1) описи дел, документов постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) опись дел по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
3) опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме,утверждаемой уполномоченным органом;
4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
33. При проведении экспертизы ценности проектной, конструкторской и технологической документации составляется перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – перечень) по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
34. Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.
35. Систематизация пунктов перечня осуществляется по хронологическому, тематическому или тематико-хронологическому признаку.
36. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИОпосле согласования ЦЭК (ЭК) организации.
Перечень составляется в двух экземплярах. После его утверждения один экземпляр направляетсяв соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, второй – остается ворганизации.
37. На основании перечня проводится дальнейшая экспертиза ценности и составление описей дел, документов проектной, конструкторской и технологической документации.
Для научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации перечень не составляется.
38. Описи дел, документов составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации: проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной и имеют самостоятельный номер с цифровым индексом, определяющим вид научно-технической документации.
39. При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов учитываются полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования, дублетность, поглощенность и вариантность аудиовизуального документа.
40. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.
При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке.
41. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.

Параграф 3. Порядок составления описей дел, документов

42. Описям дел, документов постоянного,временного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел, документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять).
Последующей описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер.
При реорганизации или ликвидации организации описи дел, документовзавершают вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов.
43. Годовой раздел описи дел, документов составляется и утверждается ежегодно.
44. При оформлении описи дел, документов заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
45. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись дел, документов под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись дел, документов с самостоятельной нумерацией их заголовков.
После внесения в опись дела документов записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
46. Дело, включающее документы за несколько лет, вносится в опись дел, документов по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указываются его заголовок, а в графе «Примечание» – отметка «Смотри дело №».
47. Опись дел, документов постоянного хранения послесогласования с ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Опись дел по личному составу согласовывается ЦЭК (ЭК) организации, ЭПК государственного архива,Архива Президента Республики Казахстан или МИО иутверждается руководителем организации.
Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.
48. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан,на утверждение (согласование) ЭПК описи дел, документов постоянногохранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не представляют.
49. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки:
1) дел, документов постоянного срока хранения, в том числе отнесенных к составу НАФ;
2) дел, сформированных из документов с отметкой «ЭПК», выделенных из дел с временными сроками хранения, после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел;
в необходимых случаях заголовки дел уточняются;
3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного, городов республиканского значения, столицы значения;
4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;
5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.
50. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.
Дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
Схема систематизации единиц хранения (дел) архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел архивного фонда.
51. Систематизация заголовков в описи дел, документов постоянного храненияопределяется следующими признаками:
1) структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный
(с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
52. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в архивных фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
53. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам (фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);
2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) по единицам учета (комплектам);
4) по цветности (цветные, черно-белые);
5) по формату пленки (8 миллиметров (далее – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
54. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2–8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее – см) х 3,5 см, 3–6 см х 6 см,4–6 см х 9 см, 5–9 смх 12 см, 6–10 см х 15 см, 7–13 см х 18 см, 8–18 см х 24 см).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6–8 допускается их объединение в одну группу.
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
55. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации: фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
56. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов – по форматам представления информации, и далее – по характеру зафиксированной информации.
57. Опись дел, документов постоянного хранения и по личному составу имеет титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.На титульном листе описи дел по личному составу не проставляется официальное наименование государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
58. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, один – остается в архиве организации.
59. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.
60. Опись дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан три – остаются в архиве организации.
61. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.
62. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 дел за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников.
63. К описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
64. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.


Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению

65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
66. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
67. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме,утверждаемой уполномоченным органом.
В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.
68. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
69. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив организации.
70. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
Глава 3. Хранение документов архива организации
Параграф 1. Порядок организации сохранности документов

[justify]71. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляются:
1) комплекс мер по созданию и развитию материально-технической базы хранения документов (здание и хранилищ (помещения), средства хранения документов, оборудование, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов);
2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
3) меры превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
72. Система мер по организации хранения документов обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан.
73. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.
74. Помещение для архива организации состоит из:
1) архивохранилища для хранения документов;
2) комнаты для работы исследователей (читальный зал);
3) рабочих комнат работников архива;
4) комнат для серверного и коммуникационного оборудования.
Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях.
Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации.
75. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов.Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.
Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет 2-3.
76. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее вр

В составе отходов электронного и электрического оборудования содержатся такие опасные вещества и соединения, как кадмий, сурьма, свинец, ртуть, которые оказывают негативное влияние не только на окружающую среду, но и на здоровье человека. Попав в человеческий организм, они остаются там надолго и начинают постепенно накапливаться в печени, почках, костях, щитовидной железе и могут вызывать онкологические заболевания.
Также в лазерных принтерах, установлены тонеры, в химический состав, которого входят: соединения полимеров углерода, оксида железа, олово органических соединений и неорганические добавки, которые как показывают исследования, вызывают боль в голове, кашель, повышение температуры, недомогание.
Кроме того, при «неправильной» утилизации одной пальчиковой батарейки отравляется 20 кубических метров почвы или более 400 литров питьевой воды.
Руководство торговых сетей Технодом, Алсер, Рамстор предоставляет места сбора электрооборудования путем размещения эко-боксов и в дальнейшем утилизируют через специализированные компании.
В качестве отходов принимается: бытовая техника (телевизоры, магнитофоны, электрические игрушки, утюги, энергосберегающие лампы, батарейки, фены, кухонное оборудование, включая холодильники т.д.), орг. техника (компьютеры и комплектующие, сотовые телефоны, планшеты, копировальные аппараты, сканеры, тонеры и т.д.), ртутьсодержащие отходы (люминесцентные лампы, энергосберегающие лампы, градусники и т.д.).
Согласно статье 301 Экологического кодекса РК, запрещается принимать для захоронения на полигонах некоторые виды отходов: опасные отходы, которые в условиях полигона являются взрывчатыми, коррозийными, окисляемыми, высокоогнеопасными или огнеопасными; ртутьсодержащие лампы и приборы; батареи литиевые, свинцово-кислотные; электронное и электрическое оборудование.
Пользователям электронного и электрического оборудования, пришедшего в негодность, запрещено выбрасывать его в места сбора неотсортированных городских отходов, т.е. в мусорные контейнеры.
Для снижения возможного негативного воздействия на окружающую среду и здоровье людей, из-за содержания в составе электрического и электронного оборудования вредных веществ, необходимо воспользоваться доступными пунктами сбора отходов электронного и электрического оборудования для утилизации и переработки отходов производства этого оборудования.
Министерство энергетики РК, в целях пропаганды экологического воспитания казахстанцев, выражает уверенность в правильной утилизации электронного и электрического оборудования и сознательности жителей Вашего города.

Настоящий Закон регулирует общественные отношения в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и государственного управления архивным делом в Республике Казахстан.

Содержание:
[block]
  • Глава 1. Общие положения (статьи 1-3)

    Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе В настоящем Законе используются следующие основные понятия:
    1) специальный государственный архив – архивное учреждение или подразделение государственного органа Республики Казахстан, указанного в пункте 1 статьи 22 настоящего Закона;
    2) архив – юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющее сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов;
    3) архивная коллекция – совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;
    4) архивный фонд – совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;
    5) архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;
    6) учет архивных документов (далее – учет) – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
    7) пользователь архивных документов – физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;
    8) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;
    9) перевод архивных документов в электронную форму – создание электронных копий архивных документов и перенос сведений в информационные системы, определенные уполномоченным органом в сфере информатизации по согласованию с уполномоченным органом;
    10) архивное дело – сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда Республики Казахстан, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией сбора, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов;
    11) особо ценный документ – архивный документ Национального архивного фонда Республики Казахстан, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;
    12) документационное обеспечение управления – деятельность юридических лиц по документированию и организации работы с документами с момента их создания, получения и до передачи на архивное хранение;
    13) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;
    14) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющее сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивные документы физического лица, возникшие в результате его деятельности, сбора и приобретения;
    15) документы по личному составу – комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение;
    16) Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее –Национальный архивный фонд) – совокупность государственных и негосударственных архивных фондов, коллекций и архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
    17) документ – зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;
    18) Государственный страховой фонд копий документов – совокупность страховых копий особо ценных документов;
    19) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, постоянного хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда;
    20) центральный государственный архив – государственный архив, находящийся в ведении центрального исполнительного органа, осуществляющего руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
    21) официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан;
    22) уполномоченный орган – центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
    23) государственный учет документов Национального архивного фонда (далее – государственный учет) – система учета документов Национального архивного фонда на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;
    24) документ Национального архивного фонда – архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
    25) сервисный интегратор "электронного правительства" –юридическое лицо, определяемое Правительством Республики Казахстан, на которое возложены функции по методологическому обеспечению развития архитектуры "электронного правительства" и типовой архитектуры "электронного акимата", а также иные функции, предусмотренные Законом Республики Казахстан "Об информатизации".
    Сноска. Статья 1 в редакции Закона РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 2. Национальный архивный фонд и архивное дело Сноска. Заголовок статьи 2 с изменением, внесенными Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования). 1. Национальный архивный фонд является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
    2. К Национальному архивному фонду относятся также архивные документы, хранящиеся за пределами Республики Казахстан и в соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Республику Казахстан.
    3. Национальный архивный фонд служит удовлетворению потребностей общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.
    4. Государство берет на себя заботу о развитии и совершенствовании архивного дела. Сохранение документов Национального архивного фонда является обязанностью для всех физических и юридических лиц.
    Сноска. Статья 2 с изменениями, внесенными Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 3. Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
    Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Закона и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан.
  • Глава 2. Национальный архивный фонд (статьи 4 - 8)

    Статья 4. Состав Национального архивного фонда 1. В состав Национального архивного фонда входят:
    1) законодательные акты и другие официальные документы;
    2) управленческая, научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая специальная документация;
    3) электронные информационные ресурсы, машиноориентированная и аудиовизуальная документация;
    4) документальные памятники истории и культуры;
    5) документы личного происхождения и иная документация, представляющая национальную ценность;
    6) иные документы, поступившие в собственность Республики Казахстан;
    7) страховые копии особо ценных документов.
    2. Исключен Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Сноска. Статья 4 с изменениями, внесенными законами РК от 15.07.2010 № 337-IV (порядок введения в действие см. ст. 2); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

    Статья 5. Основы формирования и источники комплектования Национального архивного фонда Сноска. Заголовок статьи 5 в редакции Закона РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования). 1. Основой формирования Национального архивного фонда являются документы Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан, Библиотеки Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальных государственных архивов, государственных архивов областей, городов республиканского значения, столицы, городов, районов, библиотек и музеев.
    2. Источниками комплектования Национального архивного фонда являются:
    1) ведомственные архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного Совета, Правительства, центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;
    2) частные архивы.
    3. Национальный архивный фонд может пополняться также путем дарения, завещания, покупки архивных документов, находящихся в собственности физических и юридических лиц.
    4. Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия Республики Казахстан, оказавшихся за пределами ее территории, поощряет и финансирует поиск и возвращение на родину документов, собранных и исторически связанных с Республикой Казахстан.
    Сноска. Статья 5 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 20.12.2004 N 13 (вводится в действие с 01.01.2005); от 28.10.2015 № 368-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 6. Порядок отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его комплектования 1. Отнесение архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установление источников его комплектования, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов. Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.
    2. Государственная экспертиза ценности документов проводится Центральной экспертно-проверочной комиссией, образуемой уполномоченным органом, и (или) экспертно-проверочными комиссиями, образуемыми Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами, местными исполнительными органами областей, городов республиканского значения и столицы.
    3. На основании заключения экспертно-проверочной комиссии уполномоченный орган:
    1) утверждает списки источников комплектования Национального архивного фонда, согласованные с соответствующими местными исполнительными органами;
    2) принимает решение об отнесении архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, а также их исключении из его состава. Исключение по политическим и идеологическим соображениям запрещается;
    3) устанавливает сроки хранения и порядок уничтожения документов, не имеющих исторической и иной ценности и утративших практическое значение;
    4) согласовывает отраслевые (ведомственные) перечни документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, разработанные государственными органами, осуществляющими руководство соответствующей отраслью (сферой) государственного управления, или негосударственными организациями.
    4. Не допускается уничтожение архивных документов источников комплектования Национального архивного фонда, находящихся:
    1) в республиканской собственности, без согласования с Национальным архивом Республики Казахстан или центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан и специальными государственными архивами;
    2) в коммунальной собственности, без согласования с местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы;
    3) в частной собственности, без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения и столицы в зависимости от места нахождения архива.
    Сноска. Статья 6 в редакции Закона РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 7. Гарантии и защита прав собственности на документы Национального архивного фонда 1. Документы Национального архивного фонда находятся в государственной и частной собственности.
    2. К государственной собственности относятся:
    1) документы, находящиеся в республиканской собственности, хранящиеся в Национальном архиве Республики Казахстан, центральных государственных архивах, Архиве Президента Республики Казахстан, Библиотеке Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальных государственных архивах, государственных библиотеках и музеях;
    1-1) документы, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности Президента, Парламента, Правительства, центральных исполнительных органов, Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Национального Банка Республики Казахстан и других государственных республиканских юридических лиц;
    2) документы, находящиеся в коммунальной собственности, хранящиеся в областных, городов республиканского значения, столицы, городских, районных государственных архивах и их филиалах, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности органов местного государственного управления и самоуправления, судов, прокуратуры, коммунальных предприятий и других государственных юридических лиц;
    3) Государственный страховой фонд копий документов.
    3. К частной собственности относятся документы физических, негосударственных юридических лиц и их объединений, образовавшиеся в результате их деятельности или сбора, приобретения.
    4. Уполномоченный орган наделяется правом владения и пользования документами Национального архивного фонда, находящимися в государственной собственности, в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан.
    5. Архивный документ может быть изъят из архива без согласия собственника на основаниях, предусмотренных законами Республики Казахстан.
    6. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, не могут быть объектом разгосударствления и приватизации, купли-продажи, обмена или дарения, то есть сделок, связанных с передачей права собственности, а также вывезены на постоянное хранение в другие государства.
    7. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, могут быть объектом купли-продажи, обмена или дарения, а также вывезены за пределы Республики Казахстан лишь после предварительного письменного согласования собственника с уполномоченным органом и при условии сдачи дубликатов или копий указанных документов на постоянное хранение в государственный архив.
    8. Передача государству права собственности на документы физических и негосударственных юридических лиц производится по соглашению сторон. Физические лица могут устанавливать срок ограничения доступа к ним не более чем на 70 лет с момента передачи в архив.
    Сноска. Статья 7 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 20.12.2004 N 13 (вводится в действие с 01.01.2005); от 28.10.2015 № 368-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 8. Право собственности на архивные документы при реорганизации либо ликвидации юридических лиц
    1. При приватизации государственных организаций документы Национального архивного фонда, созданные до приватизации, сохраняют статус государственной собственности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
    2. Архивы государственных юридических лиц, переданных в управление иностранным компаниям или физическим лицам, сохраняют статус государственной собственности и должны быть возвращены государству.
    3. При реорганизации юридических лиц документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде правопреемникам.
    4. При ликвидации юридических лиц документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом.
    Сноска. Статья 8 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 07.03.2014 № 177-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
  • Глава 3. Государственный учет, хранение, обеспечение сохранности, передача на постоянное хранение документов Национального архивного фонда (статьи 9 - 13)

    Статья 9. Государственный учет Сноска. Заголовок статьи 9 с изменением, внесенными Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования). 1. Документы Национального архивного фонда, независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету.
    2. Юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут государственный учет данных о составе документов в порядке, определенном уполномоченным органом, и представляют эти данные в местный исполнительный орган области, города республиканского значения, столицы.
    Сноска. Статья 9 с изменениями, внесенными законами РК от 20.12.2004 N 13 (вводится в действие с 01.01.2005); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 10. Государственный фондовый каталог 1. Уполномоченный орган ведет Государственный фондовый каталог, содержащий сведения о документах Национального архивного фонда и источниках его комплектования.
    2. Уполномоченный орган обязан обеспечивать доступность и использование информации Государственного фондового каталога для удовлетворения запросов государственных органов, физических и юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных статьей 16 настоящего Закона.
    Сноска. Статья 10 в редакции Закона РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 11. Хранение документов Национального архивного фонда 1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных и частных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда.
    2. Постоянное хранение документов Национального архивного фонда осуществляется Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, Библиотекой Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы, специальными государственными архивами и государственными архивами областей и городов.
    3. Для сбора, комплектования, хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы.
    4. Обязательства по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, фиксируются в договорах, заключаемых их собственниками с Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, Библиотекой Первого Президента Республики Казахстан – Елбасы или местными исполнительными органами областей, городов республиканского значения и столицы.
    5. Комплектование частных архивов подлинниками официальных документов Национального архивного фонда, являющимися государственной собственностью, запрещается.
    6. Исключен Законом РК от 05.07.2011 № 452-IV (вводится в действие с 13.10.2011).
    Сноска. Статья 11 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 20.12.2004 N 13 (вводится в действие с 1 января 2005 г.); от 05.07.2011 № 452-IV (вводится в действие с 13.10.2011); от 28.10.2015 № 368-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 12. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда 1. Собственники документов Национального архивного фонда обязаны хранить документы в условиях, обеспечивающих их сохранность. Государственные архивы создают Государственный страховой фонд копий документов.
    Государственный страховой фонд копий документов хранится отдельно от подлинников документов Национального архивного фонда в специально оборудованном хранилище архивных документов (архивохранилище).
    2. Документы Национального архивного фонда (находящиеся в государственной собственности), а также здания, помещения и оборудование государственных архивов и их филиалов не подлежат отчуждению.
    3. Архивные фонды, архивные коллекции, их части могут быть отнесены в установленном законодательством порядке к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан и включены в списки памятников истории и культуры.
    Сноска. Статья 12 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 01.03.2011 № 414-IV (вводится в действие со дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 13. Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение 1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
    1-1. Передача документов Национального архивного фонда в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
    2. (пункт 2 исключен - N 256 от 10.11.2001 г.)
    3. Передача документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, на постоянное хранение в другие государства производится в исключительных случаях по решению Правительства Республики Казахстан уполномоченным органом.
    Сноска. Статья 13 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 20.12.2004 N 13 (вводится в действие с 01.01.2005); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
  • Глава 4. Использование документов Национального архивного фонда (статьи 14 - 17)

    Статья 14. Порядок использования документов Национального архивного фонда Сноска. Статья 14 исключена Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).Статья 15. Гарантии прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда 1. Информация, содержащаяся в архивных документах, являющихся государственной собственностью, охраняется законодательством Республики Казахстан как интеллектуальная собственность государства.
    2. Документы, находящиеся в государственных архивах Республики Казахстан и их филиалах, а также информационная система к ним открываются для общественного пользования через год после их поступления в государственные архивы и филиалы.
    3. Использование документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
    4. Физические и юридические лица Республики Казахстан имеют право бесплатно пользоваться открытыми для использования документами Национального архивного фонда, хранящимися в государственных и ведомственных архивах и их филиалах. Ограничения использования документов отдельным категориям физических и юридических лиц устанавливаются статьей 16 настоящего Закона.
    5. Государственные, ведомственные и частные архивы обязаны выдавать физическим и юридическим лицам на основе архивных документов информацию, необходимую им для защиты прав и законных интересов. Физические и юридические лица имеют право на получение заверенных копий и архивных выписок из архивного документа. Копии и выписки, выданные государственными архивами и их филиалами, ведомственными и частными архивами, являются официальными документами, имеющими юридическую силу подлинников.
    Сноска. Статья 15 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 N 256; от 28.10.2015 № 368-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 15-1. Перевод архивных документов в электронную форму 1. Государственные органы обязаны обеспечить перевод архивных документов, необходимых для оказания государственных услуг, в электронную форму на постоянной основе.
    2. Перевод архивных документов, указанных в пункте 1 настоящей статьи, в электронную форму осуществляется сервисным интегратором "электронного правительства".
    3. Доступ к архивным документам, переведенным в электронную форму, является открытым для всех заинтересованных государственных органов с соблюдением требований по защите государственной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны.
    4. Электронная копия архивного документа, удостоверенная электронной цифровой подписью уполномоченного работника государственного архива или ведомственного архива, равнозначна исходному оригиналу архивного документа.
    Сноска. Глава 4 дополнена статьей 15-1 в соответствии с Законом РК от 17.11.2015 № 408-V (вводится в действие с 01.03.2016).
    Статья 16. Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда 1. Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда, содержащими государственные и негосударственные секреты, порядок их рассекречивания и предоставления в общее пользование определяются законодательством Республики Казахстан.
    2. Исключен Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    3. Использование архивных документов, на которые сохраняется право собственников устанавливать ограничение доступа, возможно только с их согласия или согласия их правопреемников (наследников).
    4. Подлинники особо ценных документов, а также архивные документы, имеющие неудовлетворительное физическое состояние, пользователям архивных документов не выдаются. Взамен их выдаются копии.
    Сноска. Статья 16 с изменениями, внесенными Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    Статья 16-1. Обязанности пользователей документами Национального архивного фонда Пользователи документами Национального архивного фонда обязаны:
    1) обеспечивать сохранность используемых документов;
    2) не допускать искажений и фальсификации текста использованных документов;
    3) при опубликовании документов указывать место их хранения и его владельца.
    Сноска. Дополнен статьей 16-1 - Законом РК от 10 ноября 2001 г. N 256.
    Статья 17. Основание и порядок оказания государственными архивами платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг) Сноска. Заголовок статьи 17 в редакции Закона РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); с изменением, внесенным Законом РК от 02.11.2020 № 370-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования). 1. Государственные архивы вправе оказывать платные виды деятельности по реализации товаров (работ, услуг).
    К платным видам деятельности по реализации товаров (работ, услуг) относятся:
    1) упорядочение;
    2) проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц курсов и семинаров по обучению современным основам документирования и управления документацией;
    3) реставрация, консервация, переплет архивных дел и документов, изготовление архивных коробок;
    4) изготовление страховых копий, восстановление текста архивных документов;
    5) копирование архивных документов;
    6) перевод по заказам (заявкам) физических и юридических лиц архивных документов в электронную форму, за исключением архивных документов, указанных в пункте 1 статьи 15-1 настоящего Закона;
    7) организация и проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц документальных выставок;
    8) выявление по заказам (заявкам) физических и юридических лиц информации генеалогического и тематического характеров;
    9) разработка перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел;
    10) издание и реализация методической литературы, сборников архивных документов, учебной и других публикаций;
    11) депозитарное хранение архивных документов.
    2. При коммерческом использовании документов право собственности на них сохраняется за их собственником.
    Сноска. Статья 17 с изменениями, внесенными законами РК от 10.11.2001 № 256; от 20.12.2004 № 13 (вводится в действие с 01.01.2005); от 05.07.2006 № 165 (вводится в действие с 01.01.2008); от 08.05.2007 № 247 (вводится в действие со дня его официального опубликования); от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования); от 02.11.2020 № 370-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
  • [block_text title=Глава 5. Государственное регулирование и управление архивным делом (статьи 18 - 22)]

    [justify]Статья 18. Государственное регулирование архивного дела 1. Исключен Законом РК от 29.09.2014 № 239-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
    1-1. Правительство Республики Казахстан:
    1) утверждает правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях;
    2) утверждает правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами;
    3) утверждает правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами;
    4) выполняет иные функции, возложенные на него Конституцией Республики Казахстан, настоящим Законом, иными законами Республики Казахстан и актами Президента Республики Казахстан.
    2. К вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом, относятся:
    1) реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
    2) утверждение правил издания документов Национального архивного фонда;
    2-1) исключен Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования);
    2-2) исключен Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования);

    2-3) утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения;
    2-4) исключен Законом РК от 16.05.2018 № 155-VI (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования);

    2-5) утверждение типовых штатов государственных архивов;
    2-6) утверждение правил оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг) государственными архивами и расходования ими денег от реализации товаров (работ, услуг);
    2-7) утверждение правил централизованного государственного учета;
    2-8) утверждение правил создания и хранения Государственного страхового фонда копий документов;
    2-9) установление цен на товары (работы, услуги), реализуемые государственными архивами;
    3) утверждение положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов;
    4) исключен Законом РК от 03.07.2013 № 124-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после его первого официального опубликования);
    5) исключен Законом РК от 29.12.2014 № 269-V (вводится в действие с 01.01.2015);
    6) апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан;
    7) создание информационной сети и базы данных по документам Национального архивного фонда;
    8) исключен Законом РК от 13.01.2014 № 159-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования);
    9) организация разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий;
    10) организация издания и использования документов Национального архивного фонда для удовлетворения запросов и потребностей государства, общества и граждан;
    11) формирование и функционирование Национального архивного фонда и Государственного страхового фонда копий документов, обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда;
    12) защита документальных памятников истории и культуры, находящихся в республиканской собственности, их хранение и использование;
    13) сбор и возвращение в Республику Казахстан архивных документов по ее истории, находящихся за рубежом;
    14) исключен Законом РК от 13.01.2014 № 159-V (вводится в действи

    Содержание [block]
    Глава 1.
  • Общие положения

    1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
    2. Типовые правила устанавливают порядок организации документирования управленческой деятельности и порядок организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях, управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – организации) и распространяются на организационно-распорядительную документацию.
    3. Состав документов, используемых в управленческой деятельности, определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов (в порядке единоличного распорядительства либо в коллегиальном порядке), объемом и характером связей с другими организациями.
    4. На основе Типовых правил, организации - источники пополнения Национального архивного фонда, расположенные на территории области, города республиканского значения и столицы разрабатывают и утверждают по согласованию с местными исполнительными органами областей, города республиканского значения и столицы правила документирования и управления документацией.
    Организации - источники пополнения Национального архивного фонда, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан разрабатывают и утверждают аналогичные правила по согласованию с ними.
    5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).
    В организации, в которой по штатному расписанию не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, эти обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
    6. При смене руководителя службы ДОУ документы и дела, а также регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ) к ним передаются вновь назначенному руководителю или ответственному должностному лицу по акту приема-передачи.
    7. Настоящие Типовые правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты, со служебной информацией с пометкой «Дсп» и сведения ограниченного распространения.
  • Глава 2. Документирование
  • 1. Правила подготовки и оформления документов

    8. Подготовка нормативных и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
    9. Документы составляются на государственном языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки.
    Распорядительный документ на государственном языке и создаваемый аутентичный распорядительный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
    10. При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.
    11. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается:
    1) официальное наименование организации, издавшей документ;
    2) наименование вида документа, за исключением писем;
    3) дату документа;
    4) регистрационный номер документа;
    5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
    6) оттиск печати.
    12. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
    20 мм - левое;
    10 мм - правое;
    10 мм - верхнее;
    10 мм - нижнее.
    При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее:
    10 мм - левое;
    20 мм - правое;
    10 мм - верхнее;
    10 мм - нижнее.
    13. В организации применяются следующие бланки документов:
    1) бланк письма организации, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;
    2) бланк конкретного вида документа организации, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам:
    3) общий бланк организации,согласно приложения 4 к настоящим Типовым правилам.
    Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
    14. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
    15. Бланки документов государственных организаций с цветным изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости серия.
    16. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
    17. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на листах бумаги в левом верхнем углу.
    18. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, могут составляться на листах бумаги форматов А4 или А5, с указанием наименования вида документа и изложением текста на одном языке согласно приложению 5 к настоящим Типовым правилам.
    19. При оформлении документа, разработанного двумя и более государственными организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не используется.
    При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
    При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
    Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.
  • 2. Требования к оформлению реквизитов документа

    20. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствии с требованиями, установленными законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.
    21. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
    Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
    22. Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно – правовую форму.
    Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.
    Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
    23. В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.
    24. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
    25. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и другие) – дата утверждения.
    Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
    Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).
    Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и подписываться.
    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
    Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом «05 апреля 1995 года».
    26. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме. Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации.
    27. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
    28. Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. Допускается не указывать на внутренних документах, за исключением распорядительных, место составления или издания документа.
    29. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.
    30. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
    При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже.
    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
    При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
    Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно.
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.
    В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с правилами предоставления услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Республики Казахстан.
    31. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
    При утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «Утверждаю» (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
    При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.
    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.
    32. Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, и дата.
    На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.
    Основной исполнитель и соисполнитель могут давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным. В данном случае резолюция оформляется на документе.
    Первые руководители организаций, их заместители могут оформлять резолюцию на отдельном бланке (фишке) с указанием под подписью лица, наложившего резолюцию, входящего регистрационного номера, даты поступления и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом. Поручения в виде резолюций, направляемые в другие организации, регистрируются службой ДОУ.
    33. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.
    Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).
    Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.
    34. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль», литером «Б», «К» и проставляется в верхней левой части первого листа документа за пределами текстового поля.
    35. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.
    Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
    Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не должна делиться, переходить на другую страницу.
    Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
    Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй – приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст значителен по своему объему, содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты.
    Пункты в документе располагаются по значимости в логической последовательности, а также с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов могут быть объединены в главы. Несколько глав, близких по содержанию, могут быть объединены в разделы, а разделы, в свою очередь, могут объединяться в части. В больших по объему главах могут выделяться параграфы, а в больших разделах могут аналогично выделяться подразделы.
    Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.
    Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы.
    Абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части). В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.
    Каждый подпункт, пункт, а также параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами.
    В документе, состоящем из одного пункта, нумерация пункта не требуется.
    Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной.
    Нумерация подпунктов является самостоятельной для каждого пункта.
    Самостоятельной, а не сквозной, является также нумерация параграфов в каждой главе и нумерация подразделов в каждом разделе документа.
    Номера подпунктов в пунктах выделяются скобкой: 1), 2), 3) и далее.
    Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта TimesNewRomanчерез один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными.
    При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания
    36. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения. При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.
    Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: «Приложение: Письмо Министерства связи и информации Республики Казахстан от 15. 01. 2011. № 3-5/ 151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на государственном языке».
    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то в отметке о его наличии указывается, какому адресату он направлен.
    В приложении к нормативному правовому, правовому акту (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера (если приложений больше одного), наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
    37. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.
    Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
    Обязательному подписанию подлежат документы, остающиеся внутри организации.
    Подпись документа включает:
    1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
    2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).
    Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.
    При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
    В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии.
    Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).
    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
    Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом. На внутренних документах наименования должностей можно не указывать.
    38. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации).
    Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, другими заинтересованными должностными лицами, при необходимости – руководителями финансовой и юридической служб организации, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.
    Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и другие). Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.
    Виза включает в себя подпись визирующего, дату, при необходимости – расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа делается соответствующая отметка. Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
    Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа, состоит из слова «Согласовано», оформляемого строчными буквами, без применения кавычек, а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования.
    При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.
    Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указывается вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер документа.
    Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования согласно приложению 6 к настоящим Типовым правилам. В этом случае на документе после подписи делается отметка «Лист согласования прилагается».
    39. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
    40. Для заверения соответствия документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации, дата заверения.
    41. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициалы имени и отчества исполнителя документа, номер его телефона, в том числе внутреннего, при наличии - адрес электронной почты и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Допускается оформление реквизита размером 12 шрифта TimesNewRoman.
    42. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующую об исполнении (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ и подпись исполнителя.
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
    43. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые на нижнем поле каждого листа документа.
    44. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа и содержит порядковый номер входящего документа и дату поступления.
  • 3. Особенности подготовки и оформления приказа, распоряжения

    45. Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки) и другим вопросам работы организации согласно приложениям 7-8 к настоящим Типовым правилам.
    Реквизитами приказа являются:
    1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
    2) официальное наименование организации;
    3) наименование вида документа;
    4) дата приказа;
    5) регистрационный номер приказа;
    6) место издания приказа;
    7) заголовок к тексту;
    8) текст;
    9) подпись;
    10) отметка о согласовании приказа;
    11) оттиск печати.
    Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов (трудовые договоры, заявления, докладные (служебные) записки, представления и другие).
    Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы, заместителями руководителя организации в соответствии с распределением обязанностей.
    Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
    Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу.
    Субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать государственный или русский язык, или иной язык делопроизводства.
    Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
    Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
    Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
    В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
    Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»,пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.
    Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся.
    Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
    Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора могут состоять только из распорядительной части.
    Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью работников, проставляемых ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.
    Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.
  • 4. Особенности подготовки и оформления протокола

    46. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) собрания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в соответствии со структурой текста протокола согласно приложению 9 к настоящим Типовым правилам.
    Протокол, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.
    Реквизитами протокола являются:
    1) официальное наименование организации и (или) структурного подразделения;
    2) наименование вида документа;
    3) дата;
    4) регистрационный номер протокола;
    5) место издания протокола;
    6) гриф утверждения (в некоторых случаях);
    7) заголовок к тексту;
    8) текст;
    9) подпись.
    В организациях протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
    Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
    В вводной части после заголовка протокола указываются: фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания (собрания), список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 10 человек.
    В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствовавшие члены коллегиального органа перечисляются персонально по фамилиям в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности и наименованияорганизации.
    Вводная часть заканчивается повесткой дня (перечнем рассматриваемых вопросов), перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О», «Об», которое печатается с абзаца. В отдельных случаях повестка дня может прилагаться к протоколу, а в самом протоколе перед текстом делается запись: «Повестка дня прилагается».
    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами, полужирным шрифтом. Текст каждого раздела делится на абзацы, начинающиеся со слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые пишутся прописными буквами полужирным шрифтом.
    Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте оформляетсясноска «Текст выступления прилагается». Принятое решение печатается полностью, при необходимости, приводятся итоги голосования.
    Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
    Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части повестка дня не указывается.
    Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
    Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О», «Об», печатается центровано (начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения) и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
    В заголовок протокола входит указание вида коллегиальной деятельности и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания сотрудников, заседания совета и другое).
    Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
    Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы собраний, заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
    Копии протоколов или принятые решения в виде выписок из протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса, и утверждается руководителем структурного подразделения. Копии протоколов и выписок из них заверяются печатью организации.
  • [block_text title=5. Особенности подготовки и оформления акта]
    [justify]47. Акт оформляется на основе общего бланкав соответствии с образцом акта согласно приложению 10 к настоящим Типовым правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, может оформляться не на бланке.
    Реквизитами акта являются:
    1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
    2) официальное наименование организации;
    3) наименование вида документа;
    4) дата;
    5) регистрационный номер (индекс) акта;
    6) место издания акта;
    7) гриф утверждения (в некоторых случаях);
    8) заголовок к тексту;
    9) текст;
    10) подпись.
    Текст акта состоит из двух частей: введение, констатирующая часть.
    Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и, в случае необходимости, присутствующие при этом лица.
    В констатирующей части акта излагаются: суть и характер проведенной работы, установленные факты, приводятся соответствующие данные.
    Акт может содержать выводы, ре



    Жаңалықтар

    Показать все
    01 наурыз 2024 жыл
    2024 жылғы 29 ақпанда Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама архивінің директоры Б.А.Жұматаева, директор орынбасары М.М.Бейсембаева және басқа да архив қызметкерлері Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Архив, құжаттама және кітап ісі комитетінің Орталық мемлекеттік архиві дайындаған «Кеңестік Қазақстан: денсаулық сақтау жүйесінің қалыптасуы мен дамуы (1917-1937 жж.)» атты құжаттар мен материалдар жинағының тұсаукесеріне қатысты.


    29 ақпан 2024 жыл
    2024 жылдың 29 ақпанында Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігі Архив, құжаттама және кітап ісі комитетінің Орталық мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттама архивінде жұмыс сапарымен Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті төрағасының орынбасары Роллан Қабылұлы Құспан болды.


    23 ақпан 2024 жыл
    Дүниежүзілік Азаматтық қорғаныс күні қарсаңында 2024 жылғы 23 ақпанда сағат 10:00-де Алматыда жоспарлы жалпықалалық сейсмикалық оқу-жаттығу өтті.


    22 ақпан 2024 жыл
    2024 жылдың 22 ақпанында ОМҒТҚА сараптамалық-тексеру және әдістемелік комиссиясының келесі мәселелер қаралған отырысы өтті


    Яндекс.Метрика Разработка и поддержка: ntd.kz